A hatékony időgazdálkodás alapjai  

A célkitűzés 5 nélkülözhetetlen lépése

 

Hosszas tudományos kutatás nélkül is bátran kijelenthetjük, a XXI. századi emberek jelentős része úgy érzi, hiába minden erőfeszítés, a nap 24 órája egyszerűen nem elegendő minden teendő hatékony elvégzésére. Folyamatosan rohanunk és ez a megállapítás hatványozottan igaz a vállalkozói rétegre…

Az idő ingyen van, de megfizethetetlen. Nem birtokolhatod, de kihasználhatod.

Nem tudod megtartani, de képes vagy kitölteni. 

Amit egyszer elvesztegettél, soha nem kaphatod vissza.

Harvey MacKay

 

A sikerhez elengedhetetlen a hatékony tervezés, időgazdálkodás és önmenedzselés.

Ugye milyen sokszor hallottad már?

De hogyan lehet ezt megvalósítani? Mivel kell kezdeni?

 

A hatékony időgazdálkodáshoz vezető No.1. lépés az időbeosztásunk tudatosítása és a feladatok priorizálása

A méltán legnépszerűbb, egyszerű és mégis könnyen használható módszer erre az Eisenhower-mátrix modell, amelynek segítségével minden elvégzendő feladatot rangsorolhatunk annak fontossága és sürgőssége szerint. Így pillanatok alatt áttekinthetővé válnak a ránk váró feladatok fontossági sorrendjük és időbeli ütemezésük szerint.

A mátrix segítségével az alábbiak szerint csoportosíthatóak az előttünk tornyosuló elintézésre váró ügyek:

a) nem sürgős és nem is fontos,

b) sürgős, de nem fontos, vagy

c) fontos és sürgős, esetleg

d) fontos, de nem sürgős.

Vállalkozóként az utóbbi kategóriába, azaz a fontos, de nem annyira sürgős feladatokkal kellene a leginkább foglalkozni.

 

A No.2. lépés a célok meghatározása

Elengedhetetlen, egészen egyszerűen azért, mert ha nincs világos elképzelésed arról, hogy mit szeretnél elérni – akár a magánéletben, akár az üzletben -, akkor valójában értelmetlen is az időgazdálkodásod javításának lehetőségeit elemezni.

 

A No.3. lépés a jövőkép rögzítése

Rengeteg ember pazarolja el az értékes idejét céltudatlanul, megálmodott jövőkép hiányában. Megelégednek azzal, hogy egyik napról a másikra tengetik az életüket, elfogadják amit „a gép dob”, de nem ragadják meg a kínálkozó lehetőségeket.

A tisztánlátás a legfontosabb, amikor a jövőképről és a személyes termelékenységről van szó.

Hogyan érhetnek el egyes emberek számottevően többet egy nap alatt, mint mások (azonos körülmények között)? Mert tisztában vannak a céljaikkal és célkitűzéseikkel, és nem térnek el ezektől. Amennyiben sikerül ezeket meghatározni, az letisztítja a képet, gátat vet a halogatásnak, és biztosítja azt a fókuszt és motivációt, amely a célok elérésére ösztönöz.

Miben különbözik a jövőkép az álmoktól?

Míg az utóbbi a korlátok nélküli vágyakozás, addig a jövőképet úgy lehet leírni, mint az ideális állapotod (az életre, vállalkozásra, karrierre stb. vonatkozóan) 10, 20, 30 év múlva és azon túl. Egy részletgazdag kép a lehetséges jövőből. Minél világosabb a jövőképed, annál nagyobb lesz a motivációd az életedben.

Ha rendelkezel ezzel a világos jövőképpel, az segít meghatározni, hogy mit kell ma megtenned ahhoz, hogy holnap elérd, amit szeretnél.

A hatékony időgazdálkodáshoz elengedhetetlen a konkrét célok megfogalmazása! 

Ha már van egy világos jövőképed, akkor elérkezett az idő, hogy kidolgozd azokat a célokat, amelyek segítenek ezt elérni. Míg a jövőkép a cél, addig a célok a rövid és hosszútávú mérföldkövek az út mentén, amelyek egyre közelebb visznek a végső elképzelésed megvalósításához.

 

Létezik egy 5 lépéses egyszerű, de hatékony folyamat a célok kitűzésére:

  1. Döntsd el, hogy pontosan mit akarsz elérni!

Bátran és konkrétan meg kell határozni, sőt: papírra is kell vetni! Már önmagában a cél leírása is jelentősen növeli a megvalósulás valószínűségét.

  1. Tedd mérhetővé a céljaid!

A célokhoz egyértelmű mérőszámokkal kell kapcsolni, mert így lehet nyomon követni a megvalósulásukat. Például ha az a cél, hogy “legyek a legjobb értékesítő”, szép cél, de mitől leszel a “legjobb”? Ahhoz, hogy ez a cél mérhetővé váljon, érdemes átfogalmazni a következőképpen: “Elérem a 100 000 000 FT-os értékesítési bevételt, ami segít abban, hogy elérjem a vállalaton belüli legjobb értékesítési pozíciót”.

  1. Tűzz ki határidőt a célok eléréséhez!

Ez segít leküzdeni a halogatásra való általános emberi hajlamot, és némi nyomást gyakorol rád, hogy a feladatodon maradj.

  1. Készíts listát!

Írj le mindent, amit az egyes célok eléréséhez meg kell tenni, beleértve a szükséges tevékenységeket, stratégiákat, döntéseket, mérföldköveket stb.

  1. Végezetül dolgozz ki egy cselekvési tervet a tevékenységek listájából, és láss hozzá azonnal a terv megvalósításához!

Határozd el, hogy minden nap teszel valamit azért, hogy közelebb kerülj a céljaihoz. A világosan megfogalmazott célok pozitív irányba formálják a gondolkodásmódod és cselekvésre motiválnak. “Vezérfonalként” működnek, hogy a feladataidhoz a lehető leghatékonyabban használd fel az idődet.

Sokak életében azért van káosz, mert nem alakították ki az időgazdálkodás alapvető szokásait. Hajlamosak inkább belenyugodni abba, hogy ők bizony reménytelen esetek, “el vannak átkozva” és nem tesznek lépéseket a változás irányba. Pedig ez a helyzet alakítható, a berögzült szokásokon lehet változtatni, csak hinni kell benne.

Ha vállalkozóként szükségét látnád egy külső támogatónak, aki ezen a téren új lendületet adhat, lépj velünk kapcsolatba!  Egy ActionCOACH üzleti coach-csal  való együttműködés segíthet abban, hogy tudatosabban kezeld az idődet és javíts az időgazdálkodásod hatékonyságán.

Ha érdekesnek találtad a mostani bejegyzést, keress további időgazdálkodással kapcsolatos olvasnivalókat a blogok között (pl. Eszik Zoltán üzleti coach radikális időgazdálkodási javaslatairól, ITT), hallgass minket podcast csatornánkon vagy látogass el a következő 6LÉPÉS webináriumunkra! 

BLOG
6Lépés
Podcast