(fától az erdőt)
Adatvizualizáció, kontrolling, elmetérkép. Az üzlet nyelve. Elszámoltathatóság.
– Ez az, ami nagyon hiányzik! – szoktam mondani cégtulajdonos ügyfeleimnek, amikor az üzleti mentorálási programunk kezdetekor beállítanak hatalmas mennyiségű papírral. Telis-tele átláthatatlan adatsorokkal, számok ömlesztett halmazával. A vezetői összefoglaló lenne az egyetlen, de mindenképp a legfontosabb hozzáadott értéke annak, hogy a Te kezedben van a cég és nem máséban, szembesítem őket a kihívással, amire persze ki-ki vérmérséklete szerint próbál kimenekülési utat találni magának. „Az itt van a fejemben!” – hangzik el legtöbbször.
A vezetői összefoglaló és az elszámoltathatóság
Mindaddig, amíg nem válik rutinszerű gondolatátviteli eszközzé a telepátia, addig ennek műfaja az írás lesz. S ez a „műfaji megkötöttség” a céges (a cégben született, a céggel összefüggő) mindenfajta írásműre kiterjedő tartalmi (szerkezeti) követelményként fennáll: legyen szó tervlapokról, beszámolókról, kimutatásokról, marketing anyagokról, átfogó elemzésekről …
Az első néhány bekezdésben, a fedlapon, közvetlenül a cím után a dokumentum (ez az írásmű bevett meghatározása) „tulajdonosa” iránymutatást ad a szöveg értelmezéséhez, használatához kapcsolódóan. Ezzel, mintegy „alanyiságot” nyújtva az olvasók számára. A személyes felelősségvállalás révén válik az adat- és információhalmaz tényleges cselekvőerővé.
A „Hogyan használd a következő oldalakat?” vagy a „Mit jelentenek nekünk ezek az információk?” abban segítenek, hogy a „szakember” – aki az adott szakterület tudója – és a „menedzser” – aki működteti a rendszert – mellett a „vállalkozó” – a célokért és a jövőért érzett felelősség képviselője – hangja is hallhatóvá váljék.
A vezetői összefoglaló az üzlet nyelve
Más megfogalmazásban ezekkel a bevezető sorokkal kódolod a csapatod számára vállalkozóként, cégtulajdonosként, első számú üzleti döntéshozóként a céged értékének maximálására irányuló programot. Ez pedig nem más, mint az önjáró cég sikerében kulcstényezőnek számított témák folyamatos szem előtt tartása.
Ilyenek tartoznak ide például, mint a következő negyedévben teljesítendő személyes célok kinyilvánítása, amik előre viszi a vállalatot. Mik a legfontosabb prioritások. A célokhoz rendelt „kritikus számok”: A havi, negyedéves témák kitűzve, mindenki láthatja ezeket. Az ezekhez rendelt folyamatosan látható eredmény-mutatók. Ideértve annak rögzítését is, hogy hogyan fogjátok ünnepelni a sikert?!”, – és ezt minden érintett tudja.
A vezetői összefoglaló abban is segíthet, hogy a kommunikáció a cégben kellő ritmusban áramoljon fentről le és lentről fel. Az összes munkatárs hasonló heti és napi rutint kövessen. Az intézkedési szálak átérjenek a frontvonaltól a felsőbb vezetők szintjéig.
Gondoskodhatsz róla, hogy a cégműködés minden szegmenséért legyen kijelölt felelős, aki ebben a minőségében szükség szerint számonkérhető. Például a bevételi, vagy a cash flow terv, cégi egységekre lebontva, ott kijelölt felelős gondozásában legyen elérhető. Egy jól áttekinthető felelősségi összefüggés-tábla segítse a felelősségi körök nyilvántartását.
Egy „önjáró” visszajelző rendszer szolgálja, hogy az alkalmazottaktól érkező információk segíthessék a felmerülő akadályok mielőbbi elhárítását és az adódó lehetőségek megragadását. Ebbe körbe tartozik, hogy az alkalmazottakat ért sérelmek, ötletek, javaslatok, témák heti rendszerességgel összegyűjtésre kerülnek. Vagy az, hogy a témák és a lehetőségek kezelésére kidolgozott rendszer szolgál. amibe az is beletartozik, hogy a felsőbb vezetés megerősítő, pozitív visszajelzéseinek a közvetítésére kidolgozott rendszer szolgál („Köszönöm” kártyák pl.)
A piaci entitásként létező cég képéhez az is hozzátartozik, hogy az ügyfelektől érkező visszajelzéseket épp olyan akkurátusosan gyűjtik, mint a pénzügyi mutatókat. Minden alkalmazott felelős az ügyfelektől érkező visszajelzések gyűjtésért és van kijelölt összesítő ezek elemzésére. Mi több, az is a rendszer része, hogy minden felsőbb vezető hetente legalább egy ügyféllel találkozik.
Az üzleti siker örökítésének legfontosabb DNS molekulája, hogy a cég küldetése, viselkedési normái, jövőképe élő részét képezze a cég mindennapjainak. Ezek legyenek kidolgozottak és könnyen közvetíthetőek. Ma, amikor a story telling a tudásátadás ütős fegyvere, fontos, hogy legyenek történetek, melyekkel az alkalmazottak számára érzékelhetővé tehetők ezek az üzenetek. Amik részét képezik a felvételi és kiképzési folyamatoknak.
Hasonló értékkel rendelkező elem az is, hogy a cég piaci pozíciója és az ebből következő stratégiája a marketing és értékesítés területén jól definiált. A cég számára „terepet” jelentő üzleti tér világosan meghatározott. A cég a lehetőségek és erőforrások kombinációjából több, lehetőleg minimum öt különböző stratégiát hozott létre, melyeket folyamatosan képes az aktuális piaci viszonyokhoz igazítani.
A vezetői összefoglaló egyben mindig példa is, és ahogy én – vezetőként – a gondolataim, törekvéseim és teljesítményem felől mindenkor nyitott vagyok megszólalni, ezzel egyben minden munkatárs számára mértékké teszem, hogy legyen mindenkor kész helyzetjelentésre a teljesítményéről a célokkal való összevetésben. Az sem baj, persze, ha okos számok segítik (SMART) mint teljesítményindikátorok az elért eredmények megítélését. Minthogy legyen az is része a vállalati politikának, hogy hetente jól érthető, világos visszajelzést kapjanak a munkatársak a teljesítményükről.
Amikor a vizionárius vezetésről beszélünk, olyan – megragadható jövőképpel rendelkező vállalkozókra gondolunk, akik vonzó képekben fogalmazva ragadják meg munkatársaik figyelmét, s ezek segítségével nyerik el az elköteleződésüket. Arról kevesebb szó esik, hogy ezeknek a képeknek helye is kell, hogy legyen az emberek mindennapi környezetében. Apróságnak tűnik, pedig nagyon fontos, hogy a céges találkozások helyszíne a „teljesítmény” vonzásában legyen kialakítva. A főbb számok és más kritikus mutatók jól láthatóan (és aktualizáltan) adjanak hátteret a beszélgetésekhez. Az adatok grafikus elrendezésben vizualizálják a cég törekvéseit. Cégfilozófia, iránykijelölés és a piaci trendek jól megragadható képekben kapjanak helyet a falon.
Csak a fentiek együttesen garantálhatják, hogy az irányító team együtt haladjon a csapattal. A különbségek, a prioritások, a stílusbeli eltérések ismertekké és elfogadottakká váljanak. Amit persze az is erősít, hogy a csapat időnként elvonul, hogy újraértékelje a folyamatokat. Vannak közös örömszerző események.
Kontrolling adatvizualizáció elmetérkép – csizma az asztalon
A vezetői összefoglaló – hála a modern digitális kultúrának, az egyre szofisztikáltabb vállalati információs rendszereknek és a legújabb – a mesterséges intelligencia-kutatás eredményeit is alkalmazó kognitív elméleteknek – egyre több támogató eszközt vehet igénybe. Ezek egyik előfutára a kontrolling új értelmezése lett. A hagyományos kontrolling tipikusan az a „nem szeretem leves” volt a vezetői feladatok körében, ami utólag feltárta, hogy mit rontottak el. Manapság sokkal inkább előjelző értéket képvisel az egyre adatbiztosabb üzleti működés révén. Olyan Dashboard-ot és Score Card-ot képzeljünk magunk elé, mint az a repülőgépek rendszereinek működéséről informáló műszerfal a pilóta előtt. Pirosan villog és sípol, ha „döcög valahol a céges működés kereke…
A kreatív energiák behívása és a jobb agyféltekés alkotó-folyamatok stimulálása érdekében egyre több figyelem jut az adatvizualizációra, és más – az értékeket – képszerűen is megjelenítő megoldásokra. Ezek közül álljon itt végezetül négy népszerű adat-értelmezési értelmezési modell, elemzési keret, mely segít helyükön kezeli a cégre vonatkozó információkat.
1. SWOT analízis
2. SMART célkitűző
3. Mind Map (elmetérkép)
4. Log Frame
Ha az „Üzleti tervezés” téma érdekes számodra, akkor keress további olvasnivalókat a blogok között, hallgass minket podcast csatornánkon vagy látogass el a következő 6LÉPÉS webináriumunkra!
