(fától az erdőt)

 Adatvizualizáció, kontrolling, elmetérkép. Az üzlet nyelve. Elszámoltathatóság.

Ez az, ami nagyon hiányzik! – szoktam mondani cégtulajdonos ügyfeleimnek, amikor az üzleti mentorálási programunk kezdetekor beállítanak hatalmas mennyiségű papírral. Telis-tele átláthatatlan adatsorokkal, számok ömlesztett halmazával. A vezetői összefoglaló lenne az egyetlen, de mindenképp a legfontosabb hozzáadott értéke annak, hogy a Te kezedben van a cég és nem máséban, szembesítem őket a kihívással, amire persze ki-ki vérmérséklete szerint próbál kimenekülési utat találni magának. „Az itt van a fejemben!” – hangzik el legtöbbször.

A vezetői összefoglaló és az elszámoltathatóság

Mindaddig, amíg nem válik rutinszerű gondolatátviteli eszközzé a telepátia, addig ennek műfaja az írás lesz. S ez a „műfaji megkötöttség” a céges (a cégben született, a céggel összefüggő) mindenfajta írásműre kiterjedő tartalmi (szerkezeti) követelményként fennáll: legyen szó tervlapokról, beszámolókról, kimutatásokról, marketing anyagokról, átfogó elemzésekről …

Az első néhány bekezdésben, a fedlapon, közvetlenül a cím után a dokumentum (ez az írásmű bevett meghatározása) „tulajdonosa” iránymutatást ad a szöveg értelmezéséhez, használatához kapcsolódóan. Ezzel, mintegy „alanyiságot” nyújtva az olvasók számára. A személyes felelősségvállalás révén válik az adat- és információhalmaz tényleges cselekvőerővé.

A „Hogyan használd a következő oldalakat?” vagy a „Mit jelentenek nekünk ezek az információk?” abban segítenek, hogy a „szakember” – aki az adott szakterület tudója – és a „menedzser” – aki működteti a rendszert – mellett a „vállalkozó” – a célokért és a jövőért érzett felelősség képviselője – hangja is hallhatóvá váljék.

A vezetői összefoglaló az üzlet nyelve

Más megfogalmazásban ezekkel a bevezető sorokkal kódolod a csapatod számára vállalkozóként, cégtulajdonosként, első számú üzleti döntéshozóként a céged értékének maximálására irányuló programot.  Ez pedig nem más, mint az önjáró cég sikerében kulcstényezőnek számított témák folyamatos szem előtt tartása.

Ilyenek tartoznak ide például, mint a következő negyedévben teljesítendő személyes célok kinyilvánítása, amik előre viszi a vállalatot. Mik a legfontosabb prioritások. A célokhoz rendelt „kritikus számok”: A havi, negyedéves témák kitűzve, mindenki láthatja ezeket. Az ezekhez rendelt folyamatosan látható eredmény-mutatók. Ideértve annak rögzítését is, hogy hogyan fogjátok ünnepelni a sikert?!”, – és ezt minden érintett tudja.

A vezetői összefoglaló abban is segíthet, hogy a kommunikáció a cégben kellő ritmusban áramoljon fentről le és lentről fel. Az összes munkatárs hasonló heti és napi rutint kövessen. Az intézkedési szálak átérjenek a frontvonaltól a felsőbb vezetők szintjéig.

Gondoskodhatsz róla, hogy a cégműködés minden szegmenséért legyen kijelölt felelős, aki ebben a minőségében szükség szerint számonkérhető. Például a bevételi, vagy a cash flow terv, cégi egységekre lebontva, ott kijelölt felelős gondozásában legyen elérhető. Egy jól áttekinthető felelősségi összefüggés-tábla segítse a felelősségi körök nyilvántartását.

Egy „önjáró” visszajelző rendszer szolgálja, hogy az alkalmazottaktól érkező információk segíthessék a felmerülő akadályok mielőbbi elhárítását és az adódó lehetőségek megragadását. Ebbe körbe tartozik, hogy az alkalmazottakat ért sérelmek, ötletek, javaslatok, témák heti rendszerességgel összegyűjtésre kerülnek. Vagy az, hogy a témák és a lehetőségek kezelésére kidolgozott rendszer szolgál. amibe az is beletartozik, hogy a felsőbb vezetés megerősítő, pozitív visszajelzéseinek a közvetítésére kidolgozott rendszer szolgál („Köszönöm” kártyák pl.)

A piaci entitásként létező cég képéhez az is hozzátartozik, hogy az ügyfelektől érkező visszajelzéseket épp olyan akkurátusosan gyűjtik, mint a pénzügyi mutatókat. Minden alkalmazott felelős az ügyfelektől érkező visszajelzések gyűjtésért és van kijelölt összesítő ezek elemzésére. Mi több, az is a rendszer része, hogy minden felsőbb vezető hetente legalább egy ügyféllel találkozik.

Az üzleti siker örökítésének legfontosabb DNS molekulája, hogy a cég küldetése, viselkedési normái, jövőképe élő részét képezze a cég mindennapjainak. Ezek legyenek kidolgozottak és könnyen közvetíthetőek. Ma, amikor a story telling a tudásátadás ütős fegyvere, fontos, hogy legyenek történetek, melyekkel az alkalmazottak számára érzékelhetővé tehetők ezek az üzenetek. Amik részét képezik a felvételi és kiképzési folyamatoknak.

Hasonló értékkel rendelkező elem az is, hogy a cég piaci pozíciója és az ebből következő stratégiája a marketing és értékesítés területén jól definiált. A cég számára „terepet” jelentő üzleti tér világosan meghatározott. A cég a lehetőségek és erőforrások kombinációjából több, lehetőleg minimum öt különböző stratégiát hozott létre, melyeket folyamatosan képes az aktuális piaci viszonyokhoz igazítani.

A vezetői összefoglaló egyben mindig példa is, és ahogy én – vezetőként – a gondolataim, törekvéseim és teljesítményem felől mindenkor nyitott vagyok megszólalni, ezzel egyben minden munkatárs számára mértékké teszem, hogy legyen mindenkor kész helyzetjelentésre a teljesítményéről a célokkal való összevetésben. Az sem baj, persze, ha okos számok segítik (SMART) mint teljesítményindikátorok az elért eredmények megítélését. Minthogy legyen az is része a vállalati politikának, hogy hetente jól érthető, világos visszajelzést kapjanak a munkatársak a teljesítményükről.

Amikor a vizionárius vezetésről beszélünk, olyan – megragadható jövőképpel rendelkező vállalkozókra gondolunk, akik vonzó képekben fogalmazva ragadják meg munkatársaik figyelmét, s ezek segítségével nyerik el az elköteleződésüket. Arról kevesebb szó esik, hogy ezeknek a képeknek helye is kell, hogy legyen az emberek mindennapi környezetében. Apróságnak tűnik, pedig nagyon fontos, hogy a céges találkozások helyszíne a „teljesítmény” vonzásában legyen kialakítva. A főbb számok és más kritikus mutatók jól láthatóan (és aktualizáltan) adjanak hátteret a beszélgetésekhez. Az adatok grafikus elrendezésben vizualizálják a cég törekvéseit. Cégfilozófia, iránykijelölés és a piaci trendek jól megragadható képekben kapjanak helyet a falon.

Csak a fentiek együttesen garantálhatják, hogy az irányító team együtt haladjon a csapattal. A különbségek, a prioritások, a stílusbeli eltérések ismertekké és elfogadottakká váljanak. Amit persze az is erősít, hogy a csapat időnként elvonul, hogy újraértékelje a folyamatokat. Vannak közös örömszerző események.

Kontrolling adatvizualizáció elmetérkép – csizma az asztalon

 

A vezetői összefoglaló – hála a modern digitális kultúrának, az egyre szofisztikáltabb vállalati információs rendszereknek és a legújabb – a mesterséges intelligencia-kutatás eredményeit is alkalmazó kognitív elméleteknek – egyre több támogató eszközt vehet igénybe. Ezek egyik előfutára a kontrolling új értelmezése lett. A hagyományos kontrolling tipikusan az a „nem szeretem leves” volt a vezetői feladatok körében, ami utólag feltárta, hogy mit rontottak el. Manapság sokkal inkább előjelző értéket képvisel az egyre adatbiztosabb üzleti működés révén. Olyan Dashboard-ot és Score Card-ot képzeljünk magunk elé, mint az a repülőgépek rendszereinek működéséről informáló műszerfal a pilóta előtt. Pirosan villog és sípol, ha „döcög valahol a céges működés kereke…

A kreatív energiák behívása és a jobb agyféltekés alkotó-folyamatok stimulálása érdekében egyre több figyelem jut az adatvizualizációra, és más – az értékeket – képszerűen is megjelenítő megoldásokra. Ezek közül álljon itt végezetül négy népszerű adat-értelmezési értelmezési modell, elemzési keret, mely segít helyükön kezeli a cégre vonatkozó információkat.

1. SWOT analízis

SWOT

2. SMART célkitűző

SMART

3. Mind Map (elmetérkép)

Mind Map

4. Log Frame

Log Frame

Ha az “Üzleti tervezés” téma érdekes számodra, akkor keress további olvasnivalókat a blogok között, hallgass minket podcast csatornánkon vagy látogass el a következő 6LÉPÉS webináriumunkra!

BLOG
6LÉPÉS
Podcast