Az üzleti siker építésének négy módját taglaló sorozatunk harmadik része a szervezet rendszerezésére és a technológia használatára összpontosít. Rendszerek és technológia! 

Ha az emberekkel és képzéssel, valamint a teljesítéssel kapcsolatos területen már meghoztad a szükséges stratégiai döntéseket, így a csapatod jól teljesít, és stabilizáltad az értékesítési folyamatod, akkor itt az ideje továbblépni. (A sorozat első (EMBEREK ÉS KÉPZÉS) és második (TELJESÍTÉS) részét itt találod.)

A vállalkozáson belüli folyamatok és eljárások egy nagyobb rendszer részét képezik, és ha a lépések nincsenek világosan rögzítve és megerősítve, akkor ezek összeomlanak. Ha hiányoznak a kritikus inputok és hiányzik az átfogó felülvizsgálat, akkor a szervezet ingatag lábakon áll. Ha az összes intézkedés, szükséges lépés és tudás csak a vezető fejében van meg, és mindez nem ismert a csapattagok előtt, akkor ők nem lesznek képesek működtetni ezeket a rendszereket, ez pedig azt eredményezi, hogy nem tudják magas színvonalon kiszolgálni az ügyfeleket. Ezáltal minden munka a megfelelő csapatért és minden erőfeszítés a szállítás és az elosztás javítására kárba vész.

Néhány kérdés felvetésével érdemes kezdeni:

  • ​Mit csinálok minden nap, minden héten és minden hónapban?
  • Milyen gyakran csinálom ezeket?
  • Mennyi ideig tart az egyes feladatok elvégzése?
  • A feladatok elvégzése szempontjából mi számítana egy jó napnak?
  • Hogyan végzem el az egyes feladatokat?
  • Miért csinálom úgy, ahogyan csinálom? Mi történik, ha nem így teszem?

Ha már van elképzelésed arról, hogy mik a folyamataid és a legfontosabb feladataid, akkor ugyanezt a gyakorlatot érdemes a csapat minden tagjával elvégezni. A tulajdonos nélkül is működőképes vállalkozást innen lehet felépíteni. Az üzletmenet minden egyes szakaszában – kezdve azzal, ahogy az első kapcsolattartó hogyan veszi fel a telefont, egészen addig, hogy a menedzsment hogyan végzi a tervezést és határozza meg a stratégiát – keresd az ügymenet egyszerűsítésének és rendszerezésének módjait. Ez alapozza meg az állandóságot és a kiszámíthatóságot.

“Rendszerezd a rutint, humanizáld a kivételt!”

Ebben a szakaszban dokumentáld az összes rendszert és eljárást a vállalkozáson belül. A csapattagok rögzítsék, hogyan végzik el a rutinfeladatokat, kezdve a napi/heti/havi feladatokkal a szervezet alapjaitól kiindulva. A legtöbb nagyvállalat már rendelkezik ilyen írásban rögzített folyamatokkal, struktúrákkal és rendszerekkel. A kihívás aztán ezeknek a javítása, valamint az új piaci realitásokhoz és igényekhez való igazítása.

Ezen eljárások dokumentálásakor, a lépések egyszerűsítésének és a végrehajtás javításának módjait keresve több kérdésre is választ kell adni.

  • Melyek a legfontosabb folyamatok az adott szervezetben?
  • Melyik folyamatot szükséges javítani a hatékonyság vagy az ügyfeleik jobb kiszolgálása érdekében?
  • Milyen módon okoz a szervezeti felépítés gyenge hatékonyságot, az elszámoltathatóság hiányát, rossz kommunikációt, késedelmeket, rossz ügyfélkiszolgálást és/vagy a szerepek tisztázatlanságát?
  • Hogyan javíthatjuk a struktúrát?
  • Melyek a legfontosabb rendszerek és technológiák ebben a szervezetben?
  • Ezek közül melyiknek a javítása a legfontosabb prioritás?

Íme, néhány módszer a dokumentálására.

  • Folyamatábrák
  • Dokumentumok
  • Ellenőrző listák
  • Videók
  • Audiok
  • Fényképek
  • Számítógépes rendszerek

Milyen rendszereket kell boncolgatni, átdolgozni vagy finomítani?

MINDEGYIKET! Szisztematikusan el kell kezdeni az egyes területekkel. Lássuk csak: 

Napi irodai működési rendszerek 

  1.  A telefon felvétele
  2.  A postai küldemények fogadása és megnyitása
  3.  Irodai eszközök és felszerelések beszerzése és karbantartása
  4.  Faxolás és e-mail küldés
  5.  Bejövő/kimenő szállítási igények kezelése
  6.  Adatmentés és archiválás

Termékfejlesztési rendszerek 

  1. Termékfejlesztés és az ezzel kapcsolatos jogi ügyek
  2. Csomagolási és kísérőanyagok (pl. katalógusok) kidolgozása
  3. Gyártási módszerek és eljárások kialakítása
  4. Gyártási költségszámítás és ajánlattételi folyamat kidolgozása

Gyártási és leltározási rendszerek  

  1. Eladók kiválasztása
  2. A kínált termék- vagy szolgáltatási garanciák meghatározása
  3. Termék- vagy szolgáltatási árképzés (kis- és nagykereskedelem) megállapítása
  4. Újrarendezési folyamat létrehozása a készlettermeléshez
  5. Termékkészlet átvétele és tárolása
  6. A fizikai leltár és a számviteli nyilvántartások egyeztetése

Rendelésfeldolgozó és nyomon követési rendszerek

  1. A megrendelések felvétele és rögzítése postai úton, faxon, telefonon vagy online
  2. A megrendelések teljesítése és csomagolása
  3. Adatok ellenőrzése a szolgáltatás vagy a termék szállítása előtt
  4. A megrendelések elküldése
  5. Irányítási rendszer a szállítmányozás, a futárok és a járművek számára

Egyéb nyomon követő rendszerek

  1. Számlázási és kintlévőségi rendszerek
  2. A megrendelések számlázása az ügyfelek felé
  3. A befizetések fogadása és jóváírása (készpénz vagy hitelkártya)
  4. A hitelellenőrzés és a számlák nyomon követése
  5. A kintlévőségek rendszeres behajtása

Ügyfélszolgálat rendszerek          

  1. Visszatérítési eljárás a készlet átvételére és a vevői fizetés visszatérítésére
  2. Vevői panaszok megválaszolása
  3. Hibás termék kicserélése vagy egyéb garanciális szervizelés elvégzése
  4. A szolgáltatásnyújtás minőségének és szakszerűségének mérése

Számlázási és kintlévőség-követő rendszerek         

  1. Vásárlási eljárások és szükséges jóváhagyások
  2. Fizetési folyamat a készletekre és a leltárra vonatkozóan
  3. Készpénz

Értékesítési és marketing rendszerek    

  1. Általános marketingterv készítése
  2. Promóciós anyagok tervezése és előállítása
  3. Lead-ek és potenciális ügyfelek 
  4. Reklámterv kidolgozása
  5. PR-terv kidolgozása
  6. Közvetlen levelezési terv kidolgozása
  7. Adatbázis fejlesztése és karbantartása
  8. Weboldal fejlesztése és karbantartása
  9. Értékesítési statisztikák elemzése és nyomon követése
  10. Az összes lead számának és eredetének folyamatos mérése 
  11. Az egyes értékesítők konverziós rátájának mérése
  12. Valamennyi csapattag esetén az átlagos HUF eladás mérése 
  13. Haszonkulcs nyilvántartása

A modern technológia segíthet a folyamatok rendszerezésében és egyszerűsítésében. Érdemes befektetni CRM (Customer Relationship Management) rendszerekbe az adatok kezeléséhez. Hatékonyabb időmenedzsmentet és költségcsökkentést jelenthetnek a pénzügyi jelentések elkészítésére szolgáló szoftverek (pl. Quick Books), valamint az automatizált marketing eszközök (mint pl. Buffer, Later, Hootsuite). Ha a számítógépek és a telefonrendszerek elavultak, és nem elégítik ki az igényeket mindenképpen érdemes megfontolni a korszerűsítést. A rövid távú befektetés hosszú távon nagy hasznot eredményezhet.

Nem tévedés, ha úgy érzed, hogy ez egy hatalmas projekt. Az! Egy profi üzleti coach segítségével azonban racionális és logikus lépésekre bontható. Egy üzleti coach nem csupán listázza a problémákat, hanem azon dolgozik, hogy valós és tartós változásokat érjen el a vállalkozásodban. Az ő objektív szempontja segít meglátni azt, amit esetleg nem vettél észre, vagy amit már régóta kerülsz.

Az ActionCOACH több mint 25 éve segíti a vállalkozásokat, és arra összpontosít, hogy az ügyfelek logikus és könnyen alkalmazható rendszereket és folyamatokat vezessenek be a vállalkozásuk növekedése érdekében. A drága tanácsadókkal ellentétben, akik egy listát adnak át arról, hogy mit csinálsz rosszul, egy ActionCOACH üzleti coachok segítenek abban, hogy valódi változásokat érj el a vállalkozásodban, amelyek tartósak és átalakító erejűek. Teszi ezt világszerte több mint 1100 szakértővel, több mint 80 országban!

Ha az üzleti siker kiépítéséhez vezető 4 út közül a mostani rendszerekkel és technológiával kapcsolatos téma érdekes volt számodra, akkor kövess minket, mert a témakör hamarosan folytatódik!

Lemaradtál az előző részekről? 

Az előző a TELJESÍTÉSRŐL ITT és sorozatindító első az emberekről és képzésről ITT olvasható!

Érdekel a 360°-os séta a céged körül? Most “költségmentesen” biztosítunk számodra egy olyan 360 fokos céges átvilágítást, amely segít feltárni, melyek a vállalkozásod legerősebb területei és hol lesz szükség fejlesztő beavatkozásokra. A részletes kérdőív segítségével értékelni tudod vállalkozásod jelenlegi állapotát. Az eredmények pedig azonnal megmutatják, hogy a céged hol tart az ActionCOACH nemzetközi standard-jei által ideálisnak tekintett állapothoz képest. Ne bízd a véletlenre a vállalkozásodat! Használd ki ezt a kivételes  lehetőséget! Jelentkezz most!

Keress további olvasnivalókat a BLOG-ok között, hallgass minket PODCAST csatornánkon!

BLOG
VMP1
Podcast